Več in več podjetji posluje le še digitalno, kar pomeni, da ne potrebujejo več papirja in podobnega pisarniškega materiala. S takim poslovanjem lahko bistveno privarčujemo pri pisarniškem materialu. Ampak tak način ni povsem varen, saj lahko hitro izgubimo pomembne podatke, ali pa jih kdo zlorabi. Zato moramo biti pri elektronskem poslovanju še posebej previdni.
Kako iz papirja v digitalno obliko?
Da pretvorimo list papirja v digitalno obliko so potrebni optični čitalniki za dokumentacijo, ki skenirajo list papirja in ga pretvorijo v digitalno sliko, ki jo lahko naprej pošiljamo po svojih volji. Optični čitalnik lahko kupimo posebej, lahko pa kupimo kombiniran optični čitalnik skupaj s tiskalnikom, kar je običajno cenovno bolj ugodno, saj za ceno enega aparata dobimo dva. Kar pa je zelo uporabno, da imajo taki tiskalniki običajno možnost takojšnega kopiranja, kar pomeni, da je množenje dokumentov zelo enostavno. Ampak še vedno je pametno hraniti vse dokumente v papirni obliki, saj nikoli ne veste kaj se z vašimi podatki dogaja na računalniku. Lahko čez noč izginejo in če nimate še dodatno shranjenih podatkov, jih po vsej verjetnosti ne boste dobili nazaj.
Naj bodo vaši podatki varni
Da bodo vaši podatki varni pred izgubo, jih je dobro imeti kopirane na več diskov, oziroma jih hraniti v fizični obliki, kot je papir. Podatke je dobro tudi podvojiti in jih kopirati na zunanji disk, kjer nihče nima dostopa, le oseba, ki ima disk. Tako se najlažje izognemo izgubi pomembnih podatkov.
Končni sklep
Konec koncev je najlažje hranjenje podatkov v fizični obliki, njihova obdelava je najlažja, lahko jih urejamo, imamo jih na pregled kadarkoli in na voljo so le tisti osebi, ki si jih lasti. Do podatkov, ki so zapisani na računalnikih pa lahko dostopa vsak, ki zna vdreti v računalnik, če nimate le-tega zaščitenega dovolj dobro.